Política de Tratamiento de Datos Personales:
KAIOWA S.A.S. NIT 900.807.858-1
Tabla de contenido
1. Generalidades
2. Alcance
3. Definiciones generales
4. Principios para el tratamiento de datos personales
5. Política de Tratamiento de Datos Personales de Kaiowa S.A.S.
6. Kaiowa como responsable del tratamiento de datos personales
7. Titulares de la información
8. Inventario de bases de datos
9. Derechos de los titulares
10. Deberes de los responsables del tratamiento de datos
11. Deberes de los encargados del tratamiento de datos
12. Datos personales sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes
13. Autorización para el tratamiento de datos personales
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares
15. Transferencia internacional de datos personales
16. Transmisión de datos personales
17. Modificación de la política de Tratamiento de Datos Personales
18. Vigencia
19. Aviso de privacidad
1. Generalidades
Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y el Decreto 1377 de junio de 2013 se desarrolló el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Dichas leyes y decretos obligan además a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
Kaiowa S.A.S. está comprometida con el respeto de los derechos de las personas con quienes se relaciona a saber: clientes, proveedores, colaboradores, contratistas, accionistas y terceros en general. En consideración a este compromiso, se adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales; la cual será de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
2. Alcance
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de Kaiowa S.A.S., los contratistas y terceros que actúen en nombre de
Kaiowa S.A.S.
El personal vinculado a Kaiowa S.A.S. debe observar y respetar esta política en el desarrollo de sus funciones y responsabilidades. Esta obligación aplica igualmente a las personas que tengan otro tipo de contrato diferente al de una relación laboral.
El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a Kaiowa S.A.S. por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de información personal.
3. Definiciones generales:
a. Habeas data: Es el derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en bancos o bases de datos. (Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia)
b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
d. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
e. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
f. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
g. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
h. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
i. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
j. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
k. Autorización: Corresponde al consentimiento previo, expreso e informado del titular de un dato para llevar a cabo su tratamiento.
l. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
m. Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.
n. Dato personal semi-privado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
o. Dato personal público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (artículo 26 del C. Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
p. Dato personal sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos:
i. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización,
ii. El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado;
iii. El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad,
iv. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y
v. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
q. Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
r. Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
4. Principios para el tratamiento de datos personales
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 y demás normas concordantes, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:
i. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
ii. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
iii. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a Kaiowa S.A.S. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales;
iv. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
v. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
vi. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados conforme a la presente ley;
vii. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
viii. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
5. Política de Tratamiento de Datos Personales de KAIOWA S.A.S.
Kaiowa S.A.S. es un entidad absolutamente ortodoxa en el cumplimiento de la normatividad vigente; por esto, la gestión y administración de los datos personales contenidos en sus bases de datos los realiza acorde a una estricta aplicación de la presente política y normas regulatorias.
a) Sólo podrán recolectarse datos personales que sean indispensables y estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento. Queda prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. Por lo anterior, los datos personales que se procesen deben ser: los mínimos y suficientes, adecuados, pertinentes, reales y acordes a la finalidad.
b) Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales
o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la (s) finalidad (es) se procederán a la supresión de los datos.
d) Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
e) Cada persona vinculada con Kaiowa S.A.S (mediante cualquier modalidad contractual), deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f) En el tratamiento Kaiowa S.A.S debe garantizar el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
g) Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
h) Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes que eventualmente
recolecten o almacenen con miras a:
a. Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.
b. Aumentar los niveles de seguridad de esa información.
c. Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del Kaiowa S.A.S. y de terceros.
d. Tener presente
6. Kaiowa como responsable del tratamiento de datos personales
KAIOWA S.A.S. sociedad comercial legalmente constituida por las leyes de la República de Colombia, es responsable del tratamiento de datos personales. La información relativa a la empresa es la siguiente:
Razón social: KAIOWA S.A.S.
Nit: 900.807.858-1
Domicilio principal: Medellín, Antioquia.
Dirección: Cr 50 # 79 sur 03 Oficina 703, Parque Empresarial Promisión, La Estrella, Antioquia
Teléfono: (574) 3225564
Correo electrónico: contacto@kaiowa.co
7. Titulares de la información
KAIOWA S.A.S. no solo realiza el tratamiento de datos personales como responsable de los mismos; sino también como “encargado”; toda vez que KAIOWA actúa como un operador crediticio para diferentes marcas que ofrecen ventas bajo la modalidad de crédito; siendo aquellas las “responsables” del tratamiento de los datos que se recolecten de sus clientes propios. En razón de lo anterior, los grupos de datos a tratar por KAIOWA S.A.S. son los siguientes:
a) Datos personales de clientes de KAIOWA.
b) Datos personales de clientes de crédito de KAIOWA S.A.S.
c) Datos personales de clientes de crédito de empresas vinculadas a KAIOWA, donde KAIOWA actúe como operador crediticio.
d) Datos personales de proveedores y contratistas de KAIOWA S.A.S.
e) Datos personales de colaboradores de KAIOWA S.A.S.
8. Inventario de bases de datos
KAIOWA S.A.S. administra las siguientes bases de datos sobre las que efectúa el tratamiento definido en la finalidad:
8.1. Base de datos de clientes
Corresponde a los datos personales de los clientes de KAIOWA S.A.S. o de los clientes de las marcas donde KAIOWA S.A.S. actúe como operador crediticio.
8.1.1. Contenido de la base de datos de clientes
a) Tipo de identificación.
b) Número de identificación.
c) Primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido.
d) Género.
e) Fecha de nacimiento.
f) Fecha de expedición del documento de identidad.
g) Empresa donde labora.
h) Cargo.
i) Direcciones registradas.
j) Teléfonos fijos registrados.
k) Celulares registrados.
l) Correos electrónicos registrados.
m) Foto del rostro.
n) Foto del documento de identidad.
8.1.2. Mecanismos de recolección de los datos personales:
a) Datos obtenidos directamente de las Centrales de Información Financiera tales como: DataCredito, Cifin, Procredito u otras legalmente establecidas.
b) Datos suministrados por los clientes en los formularios para estudios de cupos de crédito.
c) Datos suministrados de forma verbal (presencial o telefónica) por parte de los clientes.
d) Datos suministrados mediante correos electrónicos por parte de los clientes.
e) Datos suministrados por las personas matriculadas como “referencias” de los clientes, en los procesos de gestión de cartera.
8.1.3. Finalidad del Tratamiento
La información contenida en esta base de datos, tiene las siguientes finalidades:
a) Generación de créditos.
b) Envío de estados de cuenta.
c) Gestión de cobro de cartera.
d) Demás acciones necesarias para una adecuada administración del crédito.
e) Realizar estudios generales, estadísticos y técnicos y determinar preferencias de consumo.
f) Comunicación de actividades u ofertas para compras a crédito.
g) Gestionar trámites de reclamos o consultas y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de KAIOWA S.A.S. o las empresas vinculadas.
h) Los datos biométricos que eventualmente llegasen a tratarse, servirán únicamente para la validación de la identidad de los clientes de créditos y en ningún caso podrán circularse.
8.2. Base de datos de colaboradores
En esta base de datos se incorpora la información personal de las personas naturales vinculadas con los proveedores de bienes y servicios de KAIOWA
S.A.S. así como de los “posibles” proveedores futuros de KAIOWA S.A.S.
8.2.1. Contenido de la base de datos de colaboradores
a) Tipo de identificación.
b) Número de identificación.
c) Nombres y apellidos.
d) Empresa donde labora (proveedor o contratista).
e) Cargo.
f) Dirección de la empresa.
g) Teléfono fijo de la empresa.
h) Número celular.
i) Correo electrónico laboral.
8.2.2.Mecanismos de recolección de los datos personales:
Los datos personales sobre las personas naturales vinculadas a los proveedores de Kaiowa, son recolectados a través de los siguientes mecanismos:
a) Correos electrónicos recibidos con ofertas comerciales de los proveedores.
b) Tarjetas de presentación de los empleados de los proveedores.
c) Llamadas telefónicas de los posibles proveedores interesados en ofrecer sus servicios a KAIOWA
d) Datos referidos por otras empresas que tengan contratos con los posibles proveedores.
8.2.3.Finalidad del Tratamiento
a) Cotizar con los posibles proveedores de bienes y servicios para la operación de KAIOWA S.A.S.
b) Notificar a las instancias adecuadas del proveedor, las situaciones que se presenten en la ejecución de la relación contractual.
c) Cumplimiento de instancias judiciales, fiscales, legales, regulatorias, etc.
d) Notificar el inicio de nuevas órdenes de compra.
e) Notificar el pago de los bienes o servicios suministrados por los proveedores.
Tiene relación con los datos personales de los candidatos prospectos a ocupar un cargo o vacante en la compañía, los empleados actuales y personal retirado de KAIOWA S.A.S.
8.3.1. Contenido de la base de datos de colaboradores
a) Tipo de identificación.
b) Número de identificación.
c) Nombres y apellidos.
d) Lugar y fecha de nacimiento.
e) Edad.
f) Género.
g) Nacionalidad.
h) Grupo sanguíneo.
i) Libreta militar (si aplica).
j) Dirección residencia.
k) Teléfono residencia.
l) Celular.
m) Correo electrónico.
n) Fondos de pensiones y cesantías.
o) Información académica.
p) Certificados académicos.
q) Experiencia laboral (cargos y salarios devengados).
r) Entidad bancaria y número de cuenta (para pagos de nómina).
8.3.2. Mecanismos de recolección de los datos personales:
a) Hoja de vida presentada por los candidatos a ocupar un cargo dentro de la empresa.
b) Correos electrónicos recibidos de los colaboradores con la actualización de sus datos personales.
c) Contratos de trabajo, práctica o aprendizaje.
d) Datos obtenidos de bancos o centrales de empleo.
8.3.3. Finalidad del Tratamiento
a) Procesos de selección y enganche de personal.
b) Expedir certificaciones laborales.
c) Dar referencias laborales en los términos de la ley.
d) Validación de referencias personales y laborales y estudios de seguridad.
e) Envío de colillas y comprobantes de nómina.
f) Acciones particulares de la gestión del talento humano y relación laboral.
g) Afiliación a los sistemas de seguridad social integral.
9. Derechos de los titulares
El artículo 8° de la ley 1581 de 2012 establece los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
10. Deberes de los responsables del tratamiento de datos
El artículo 17° de la ley 1581 de 2012 establece los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo
previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención
de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
p) Adicionalmente, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
11. Deberes de los encargados del tratamiento de datos
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo
previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención
de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado
la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
p) Adicionalmente, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
12. Datos personales sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por el ordenamiento jurídico colombiano, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Los titulares tienen la libre facultad de no autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.
Toda vez que algunos datos sensibles son indispensables para garantizar los procesos operativos en Kaiowa S.A.S. y minimizar los riesgos de suplantación de identidad (como la toma de fotografía al titular), Kaiowa S.A.S. tratara los datos sensibles bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad. Para ello, se han definido y puesto en funcionamiento una serie de acciones desde el ámbito tecnológico, administrativo y legal para que todos los involucrados cumplan con este fin.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: a) Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas y adolescentes otorgara la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
13. Autorización para el tratamiento de datos personales
Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Antes de que la persona autorice el tratamiento de datos personales, es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente: a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del KAIOWA S.A.S.
En KAIOWA S.A.S. solo se tratarán los datos para los fines que el titular nos autoriza. De igual manera, al momento de la recolección de los datos el titular debe ser informado, de forma expresa, inequívoca de la finalidad del tratamiento, además de las posibilidades de ejercer el derecho de habeas data, de acceso, rectificación, cancelación y oposición a la información que es recolectada Los medios de recolección de datos de Kaiowa S.A.S. son los siguientes: A través de formularios físicos, verbalmente por parte de los titulares (presencial o telefónico), a través de correos electrónicos, mediante uso de tecnologías de información, obtenidos directamente de la información que reposa en Centrales de Información Financiera como DataCredito, Procredito, Cifin u otras similares; en este último caso, el titular debe autorizar previamente la consulta de dichos datos ante estas entidades.
Cuando se trate de datos sensibles, la autorización debe ser explícita, se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información y la finalidad de los mismos.
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares
KAIOWA S.A.S. como responsable y/o encardado del tratamiento de los datos personales que reposan en sus bases de datos, se compromete a respetar la confidencialidad y garantizar el ejercicio del derecho de habeas data de los titulares. KAIOWA S.A.S. asignó al área de Soporte para recibir, tramitar y resolver los reclamos de los Titulares; los cuales podrán ejercer su derecho ante:
Área responsable: Soporte KAIOWA.
Teléfono: (574) 3225564 extensión 1 en la ciudad de Medellín.
Correo electrónico: contacto@kaiowa.co
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición KAIOWA S.A.S.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Toda solicitud de información por parte de los Titulares interpuesta a través de los canales y contactos anteriormente mencionados, será radicada indicando la siguiente información:
a) Fecha de la solicitud.
b) Documento de identidad del Titular.
c) Tipo de solicitud.
d) Detalle de la solicitud (indicando de forma particular la pretensión del Titular).
KAIOWA S.A.S. dispondrá de 10 días hábiles para dar trámite a las solicitudes recibidas de los Titulares; previa validación de la identidad de los mismos. La respuesta a la solicitud será enviada al correo electrónico del Titular; en caso de no tener correo electrónico, la respuesta se enviará a la dirección principal registrada en la base de datos.
En caso de requerirse un tiempo mayor para dar respuesta a la solicitud, se le comunicará al Titular sobre dicha situación; en todo caso, la respuesta final no puede superar los 15 días hábiles desde la fecha de la radicación inicial.
En el caso de “reclamos” para corregir, actualizar, o suprimir datos o indicar un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política, deberá presentarse mediante solicitud dirigida a KAIOWA S.A.S. con mínimo la siguiente información:
a) Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
b) Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
c) Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
d) Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si al momento de evaluar la reclamación, el área de Soporte de KAIOWA establece que hace falta información para el trámite o que está incompleto, se le notificará al Titular para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes subsane la información pendiente. Si luego de 1 mes de haber notificado al Titular sobre la información incompleta, este no ha subsanado la falla, KAIOWA S.A.S. entenderá que dicho Titular ha desistido de la reclamación.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
15. Transferencia internacional de datos personales
a) Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos.
b) Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un Responsable y un Encargado para permitir que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 “Contrato de Transmisión de datos personales”.
Contrato de transmisión de datos personales. El contrato que suscriba el Responsable con los Encargados para el Tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad señalará los alcances del Tratamiento, las actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable para el Tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable.
Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por éste y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.
16. Transmisión de datos personales
Cuando Kaiowa S.A.S. desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de Colombia, deberá pactar mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos lo siguiente:
a) El alcance del tratamiento.
b) Las actividades que el Encargado realizará en nombre de Kaiowa S.A.S.
c) Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y Kaiowa S.A.S.
d) La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del Responsable observando la presente política.
e) El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
f) La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
17. Modificación de la política de Tratamiento de Datos Personales
KAIOWA S.A.S. podrá discrecionalmente modificar su política de tratamiento de datos personales.
18. Vigencia
Esta política ha sido elaborada con base en la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013; por lo que su vigencia es a partir de la constitución de KAIOWA S.A.S. el 2 de enero de 2015. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
19. Aviso de privacidad
KAIOWA S.A.S. NIT 900.807.858-1, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, es responsable del tratamiento de sus datos personales.
Los datos personales que KAIOWA solicita serán utilizados para los siguientes fines:
• Generación de créditos.
• Envío de estados de cuenta.
• Gestión de cobro de cartera.
• Demás acciones necesarias para una adecuada administración del crédito.
• Realizar estudios generales, estadísticos y técnicos y determinar preferencias de consumo.
• Comunicación de actividades u ofertas para compras a crédito.
• Gestionar trámites de reclamos o consultas y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de Kaiowa S.A.S. o las empresas vinculadas.
• Los datos biométricos que eventualmente llegasen a tratarse, servirán únicamente para la validación de la identidad de los deudores de créditos y en ningún caso podrán circularse.
Los titulares de la información tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y, sólo en los casos en que sea procedente, a suprimirlos o
revocar la autorización otorgada para su tratamiento.
Si desea presentar una consulta, reclamo o petición de información relacionada con la protección de datos personales, puede contactarnos así:
• Página web: www.kaiowa.com.co/contactos
• Teléfono: (574) 3225564 en la ciudad de Medellín
• Correo electrónico: datospersonales@kaiowa.co
• Dirección: Cl 79 B sur 50 – 150 Int 702, Parque Empresarial Promisión, La Estrella, Antioquia.
Control de cambios:
Versión 2.1 — Actualización dirección por cambio de sede.
Versión 2.2 — Actualización de dirección por cambio de sede.
Política de Tratamiento de Datos Personale:
FIANCO S.A.S. NIT 901.045.076-1
Tabla de contenido
1. Generalidades
2. Alcance
3. Definiciones generales
4. Principios para el tratamiento de datos personales
5. Política de Tratamiento de Datos Personales de FIANCO S.A.S.
6. FIANCO como responsable del tratamiento de datos personales
7. Titulares de la información
8. Inventario de bases de datos
9. Derechos de los titulares
10. Deberes de los responsables del tratamiento de datos
11. Deberes de los encargados del tratamiento de datos
12. Datos personales sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes
13. Autorización para el tratamiento de datos personales
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares
15. Transferencia internacional de datos personales
16. Transmisión de datos personales
17. Modificación de la política de Tratamiento de Datos Personales
18. Vigencia
19. Aviso de privacidad
1. Generalidades
Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y el Decreto 1377 de junio de 2013 se desarrolló el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Dichas leyes y decretos obligan además a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
FIANCO S.A.S. está comprometida con el respeto de los derechos de las personas con quienes se relaciona a saber: clientes, proveedores, colaboradores, contratistas, accionistas y terceros en general. En consideración a este compromiso, se adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales; la cual será de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
2. Alcance
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de FIANCO S.A.S., los contratistas y terceros que actúen en nombre de FIANCO S.A.S.
El personal vinculado a FIANCO S.A.S. debe observar y respetar esta política en el desarrollo de sus funciones y responsabilidades. Esta obligación aplica igualmente a las personas que tengan otro tipo de contrato diferente al de una relación laboral.
El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a FIANCO S.A.S. por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de información personal.
3. Definiciones generales:
a. Habeas data: Es el derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en bancos o bases de datos. (Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
d. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
e. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
f. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
g. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
h. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
i. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
j. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
i. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
j. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
k. Autorización: Corresponde al consentimiento previo, expreso e informado del titular de un dato para llevar a cabo su tratamiento.
l. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
m. Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.
n. Dato personal semi-privado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
o. Dato personal público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (artículo 26 del C. Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
p. Dato personal sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: i. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización,
ii. El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado;
iii. El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad,
iv. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y
v. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
q. Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
r. Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
4. Principios para el tratamiento de datos personales
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 y demás normas concordantes, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:
i. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
ii. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
iii. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a FIANCO S.A.S. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales;
iv. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
v. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
vi. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
vii. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
viii. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
5. Política de Tratamiento de Datos Personales de FIANCO S.A.S.
FIANCO S.A.S. cumple a cabalidad la normatividad vigente; por esto, la gestión y administración de los datos personales contenidos en sus bases de datos los realiza acorde a una estricta aplicación de la presente política y normas regulatorias.
a) Sólo podrán recolectarse datos personales que sean indispensables y estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento. Queda prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. Por lo anterior, los datos personales que se procesen deben ser: los mínimos y suficientes, adecuados, pertinentes, reales y acordes a la finalidad.
b) Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la (s) finalidad (es) se procederán a la supresión de los datos.
d) Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
e) Cada persona vinculada con FIANCO S.A.S (mediante cualquier modalidad contractual), deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f) En el tratamiento FIANCO S.A.S debe garantizar el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
g) Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
h) Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:
a. Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.
b. Aumentar los niveles de seguridad de esa información.
c. Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del FIANCO S.A.S. y de terceros.
d. Tener presente los requisitos legales y de esta política para su recolección.
6. FIANCO como responsable del tratamiento de datos personales
FIANCO S.A.S. sociedad comercial legalmente constituida por las leyes de la República de Colombia, es responsable del tratamiento de datos personales. La información relativa a la empresa es la siguiente:
Razón social: FIANCO S.A.S.
Nit: 901.045.076-1
Domicilio principal: La Estrella, Antioquia.
Dirección: CL 79 B SUR 50 -150 INT 187, La Estrella, Antioquia
Teléfono: (574) 3223407
Correo electrónico: operaciones@fianco.co
7. Titulares de la información
Los grupos de datos a tratar por FIANCO S.A.S. son los siguientes:
a) Datos personales de clientes de FIANCO. Corresponde a los datos de los terceros que contraen el contrato de fianza (garantía) con FIANCO S.A.S.
b) Datos personales de colaboradores de FIANCO S.A.S.
8. Inventario de bases de datos
FIANCO S.A.S. administra las siguientes bases de datos sobre las que efectúa el tratamiento definido en la finalidad:
8.1. Base de datos de clientes
Corresponde a los datos personales de los clientes de FIANCO S.A.S.
8.1.1. Contenido de la base de datos de clientes
a) Tipo de identificación.
b) Número de identificación.
c) Primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido.
d) Género.
e) Fecha de nacimiento.
f) Fecha de expedición del documento de identidad.
g) Empresa donde labora.
h) Cargo.
i) Direcciones registradas.
j) Teléfonos fijos registrados.
k) Celulares registrados.
l) Correos electrónicos registrados.
m) Foto del rostro.
n) Foto del documento de identidad.
8.1.2. Mecanismos de recolección de los datos personales:
a) Datos obtenidos directamente de las Centrales de Información Financiera tales como: DataCredito, Cifin, Procredito u otras legalmente establecidas.
b) Datos suministrados por los clientes en los formularios para estudios de cupos de crédito en las marcas donde están tramitando algún crédito.
c) Datos suministrados de forma verbal (presencial o telefónica) por parte de los clientes en las marcas donde están tramitando algún crédito.
d) Datos suministrados mediante correos electrónicos por parte de los clientes.
e) Datos suministrados por las personas matriculadas como “referencias” de los clientes, en los procesos de gestión de cartera.
8.1.3. Finalidad del Tratamiento
La información contenida en esta base de datos, tiene las siguientes finalidades:
a) Generación de fianzas sobre créditos tramitados por los clientes en diferentes marcas.
b) Envío de estados de cuenta sobre fianzas cumplidas.
c) Gestión de cobro de cartera sobre fianzas garantizadas.
d) Demás acciones necesarias para una adecuada administración de las obligaciones de los clientes afianzados por FIANCO.
e) Gestionar trámites de reclamos o consultas y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de FIANCO S.A.S.
f) Los datos biométricos que eventualmente llegasen a tratarse, servirán únicamente para la validación de la identidad de los clientes de créditos y en ningún caso podrán circularse.
8.2. Base de datos de colaboradores
8.2.1. Contenido de la base de datos de colaboradores
a) Tipo de identificación.
b) Número de identificación.
c) Nombres y apellidos.
d) Lugar y fecha de nacimiento.
e) Edad.
f) Género.
g) Nacionalidad.
h) Grupo sanguíneo.
i) Libreta militar (si aplica).
j) Dirección residencia.
k) Teléfono residencia.
l) Celular.
m) Correo electrónico.
n) Fondos de pensiones y cesantías.
o) Información académica.
p) Certificados académicos.
q) Experiencia laboral (cargos y salarios devengados).
r) Entidad bancaria y número de cuenta (para pagos de nómina).
8.2.2.Mecanismos de recolección de los datos personales:
a) Hoja de vida presentada por los candidatos a ocupar un cargo dentro de la empresa.
b) Correos electrónicos recibidos de los colaboradores con la actualización de sus datos
personales.
c) Contratos de trabajo, práctica o aprendizaje.
d) Datos obtenidos de bancos o centrales de empleo.
8.2.3.Finalidad del Tratamiento
a) Procesos de selección y enganche de personal.
b) Expedir certificaciones laborales.
c) Dar referencias laborales en los términos de la ley.
d) Validación de referencias personales y laborales y estudios de seguridad.
e) Envío de colillas y comprobantes de nómina.
f) Acciones particulares de la gestión del talento humano y relación laboral.
g) Afiliación a los sistemas de seguridad social integral.
9. Derechos de los titulares
El artículo 8° de la ley 1581 de 2012 establece los siguientes derechos:
El artículo 8° de la ley 1581 de 2012 establece los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
10. Deberes de los responsables del tratamiento de datos
El artículo 17° de la ley 1581 de 2012 establece los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
p) Adicionalmente, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
11. Deberes de los encargados del tratamiento de datos
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m) En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
12. Datos personales sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por el ordenamiento jurídico colombiano, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Los titulares tienen la libre facultad de no autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.
Toda vez que algunos datos sensibles son indispensables para garantizar los procesos operativos en FIANCO S.A.S. y minimizar los riesgos de suplantación de identidad (como la toma de fotografía al titular), FIANCO S.A.S. tratara los datos sensibles bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad. Para ello, se han definido y puesto en funcionamiento una serie de acciones desde el ámbito tecnológico, administrativo y legal para que todos los involucrados cumplan con este fin.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: a) Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas y adolescentes otorgara la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
13. Autorización para el tratamiento de datos personales
Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Antes de que la persona autorice el tratamiento de datos personales, es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente: a) facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del FIANCO S.A.S.
En FIANCO S.A.S. solo se tratarán los datos para los fines que el titular nos autoriza. De igual manera, al momento de la recolección de los datos el titular debe ser informado, de forma expresa, inequívoca de la finalidad del tratamiento, además de las posibilidades de ejercer el derecho de habeas data, de acceso, rectificación, cancelación y oposición a la información que es recolectada.
Los medios de recolección de datos de FIANCO S.A.S. son los siguientes: A través de formularios físicos, verbalmente por parte de los titulares (presencial o telefónico), a través de correos electrónicos, mediante uso de tecnologías de información, obtenidos directamente de la información que reposa en Centrales de Información Financiera como DataCredito, Procredito, Cifin u otras similares; en este último caso, el titular debe autorizar previamente la consulta de dichos datos ante
estas entidades.
Cuando se trate de datos sensibles, la autorización debe ser explícita, se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información y la finalidad de los mismos.
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares
FIANCO S.A.S. como responsable y/o encardado del tratamiento de los datos personales que reposan en sus bases de datos, se compromete a respetar la confidencialidad y garantizar el ejercicio del derecho de habeas data de los titulares. FIANCO S.A.S. asignó al área de Operaciones para recibir, tramitar y resolver los reclamos de los Titulares; los cuales podrán ejercer su derecho ante:
Área responsable: Operaciones FIANCO.
Teléfono: (574) 6048924.
Correo electrónico: operaciones@fianco.co
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición FIANCO S.A.S.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Toda solicitud de información por parte de los Titulares interpuesta a través de los canales y contactos anteriormente mencionados, será radicada indicando la siguiente información:
a) Fecha de la solicitud.
b) Documento de identidad del Titular.
c) Tipo de solicitud.
d) Detalle de la solicitud (indicando de forma particular la pretensión del Titular).
FIANCO S.A.S. dispondrá de 10 días hábiles para dar trámite a las solicitudes recibidas de los Titulares; previa validación de la identidad de los mismos. La respuesta a la solicitud será enviada al correo electrónico del Titular; en caso de no tener correo electrónico, la respuesta se enviará a la dirección principal registrada en la base de datos. En caso de requerirse un tiempo mayor para dar respuesta a la solicitud, se le comunicará al Titular sobre dicha situación; en todo caso, la respuesta final no puede superar los 15 días hábiles desde la fecha de la radicación inicial.
En el caso de “reclamos” para corregir, actualizar, o suprimir datos o indicar un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política, deberá presentarse mediante solicitud dirigida a FIANCO S.A.S. con mínimo la siguiente información:
a) Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
b) Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
c) Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
d) Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si al momento de evaluar la reclamación, el área de Soporte de FIANCO establece que hace falta información para el trámite o que está incompleto, se le notificará al Titular para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes subsane la información pendiente. Si luego de 1 mes de haber notificado al Titular sobre la información incompleta, este no ha subsanado la falla, FIANCO S.A.S. entenderá que dicho Titular ha desistido de la reclamación.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
15. Transferencia internacional de datos personales
a) Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos.
b) Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un Responsable y un Encargado para permitir que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 “Contrato de Transmisión de datos personales”.
Contrato de transmisión de datos personales. El contrato que suscriba el Responsable con los Encargados para el Tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad señalará los alcances del Tratamiento, las actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable para el Tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable.
Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por éste y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.
16. Transmisión de datos personales
Cuando FIANCO S.A.S. desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de Colombia, deberá pactar mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos lo siguiente:
a) El alcance del tratamiento.
b) Las actividades que el Encargado realizará en nombre de FIANCO S.A.S.
c) Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y FIANCO S.A.S.
d) La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del Responsable observando la presente política.
e) El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
f) La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
17. Modificación de la política de Tratamiento de Datos Personales
FIANCO S.A.S. podrá discrecionalmente modificar su política de tratamiento de datos personales.
18. Vigencia
Esta política ha sido elaborada con base en la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013; por lo que su vigencia es a partir de la constitución de FIANCO S.A.S. el 18 de enero de 2017. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
19. Aviso de privacidad
FIANCO S.A.S. NIT 901.045.076-1, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, es responsable del tratamiento de sus datos personales. Los datos personales que FIANCO solicita serán utilizados para los siguientes fines:
• Generación de fianzas sobre créditos tramitados por los clientes en diferentes marcas.
• Envío de estados de cuenta sobre fianzas cumplidas.
• Gestión de cobro de cartera sobre fianzas garantizadas.
• Demás acciones necesarias para una adecuada administración de las obligaciones de los clientes afianzados por FIANCO.
• Gestionar trámites de reclamos o consultas y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de FIANCO S.A.S.
• Los datos biométricos que eventualmente llegasen a tratarse, servirán únicamente para la validación de la identidad de los clientes de créditos y en ningún caso podrán circularse.
Los titulares de la información tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y, sólo en los casos en que sea procedente, a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento.
Si desea presentar una consulta, reclamo o petición de información relacionada con la protección de datos personales, puede contactarnos así:
• Teléfono: (574) 3223407 en la ciudad de La Estrella.
• Correo electrónico: operaciones@fianco.co
• Dirección: CL 79 B SUR 50 -150 INT 187, La Estrella, Antioquia